SOGEDICOM prend en charge l'ensemble du dispositif : interprètes, préparation terminologique, cabines, casques, régie technique et assistance sur place. Présentiel, distanciel et événements hybrides.
J-60 à J-45 : les décisions structurantes
- Définir les langues réellement nécessaires, en fonction du public attendu et non des invitations envoyées
- Choisir le format : voir simultanée ou consécutive
- Vérifier si le lieu dispose de cabines fixes — cela peut changer le budget de plusieurs milliers d'euros
- Demander un devis et arbitrer le périmètre traduit
- Réserver les interprètes, en priorité sur les langues rares
J-45 à J-30 : la technique
- Organiser une visite technique du lieu si le site est complexe
- Vérifier la hauteur sous plafond (2,30 m minimum pour une cabine)
- Vérifier les accès de déchargement et les créneaux de montage autorisés
- Valider la ligne de vue entre les cabines et la scène
- Estimer le nombre de récepteurs : voir récepteurs
- Confirmer la sonorisation et l'existence d'une sortie audio dédiée pour les cabines
J-20 à J-10 : la préparation linguistique
- Transmettre le programme détaillé et la liste des intervenants avec leur nationalité
- Constituer et envoyer le glossaire : acronymes, noms propres, termes à ne pas traduire
- Envoyer les diapositives, même en version provisoire
- Faire traduire les documents remis aux participants si nécessaire
- Annoncer la disponibilité des langues dans les communications aux participants
J-7 à J-1 : les derniers réglages
- Envoyer les versions finales des supports aux interprètes
- Organiser une répétition technique pour les événements hybrides ou à distance
- Briefer les intervenants : parler à un rythme modéré, utiliser le micro, marquer des pauses
- Prévoir le poste de distribution des récepteurs et les personnes qui le tiendront
- Installer et tester le matériel, idéalement la veille
Le jour J
- Test complet canal par canal avant l'ouverture des portes
- Annoncer en ouverture que l'interprétation est disponible et comment y accéder
- Poste de distribution ouvert 30 minutes avant le début
- Micros baladeurs prêts pour les questions du public
- Rappeler aux intervenants d'utiliser leur micro, y compris pour une remarque brève
- Prévoir deux personnes à la reprise des récepteurs en fin de session
Les six erreurs les plus fréquentes
| Erreur | Conséquence |
|---|---|
| Questions du public non sonorisées | Le public étranger perd questions et réponses |
| Documents envoyés la veille au soir | Préparation terminologique impossible |
| Cabine placée sans vue sur la scène | Interprétation dégradée sur toute la journée |
| Récepteurs sous-estimés | Des participants sans traduction |
| Aucune annonce en ouverture | La moitié du public ignore que la traduction existe |
| Orateur au débit très rapide non briéfé | Omissions inévitables en cabine |
Après l'événement
- Contrôler la restitution des récepteurs
- Demander un retour aux interprètes : ils repèrent des points d'amélioration utiles
- Récupérer les transcriptions ou enregistrements prévus
- Conserver le glossaire pour la prochaine édition — il sera réutilisable tel quel
