Question 1 : cabine, valise guide ou rien du tout ?
| Situation | Solution | Coût indicatif / jour |
|---|---|---|
| Salle assise, 50 personnes ou plus | Cabine | poste le plus lourd |
| Groupe de 5 à 30 personnes en déplacement | Valise guide | plusieurs fois moins qu'une cabine |
| 1 à 3 personnes concernées | Chuchotage | aucun coût matériel |
| Discours unique, une langue | Consécutive | aucun coût matériel |
| Nombreuses langues, budget contraint | Sous-titrage smartphone | coût marginal faible par langue |
| Participants à distance | Plateforme, aucun matériel physique | selon plateforme |
L'erreur classique consiste à prévoir une cabine par réflexe. Sur un séminaire avec ateliers, remplacer quatre cabines par quatre valises guide économise plusieurs milliers d'euros pour un confort à peine inférieur.
Question 2 : infrarouge ou radiofréquence ?
Choisissez l'infrarouge si le contenu est confidentiel (le signal ne franchit pas les murs), si plusieurs salles voisines sont équipées simultanément (aucune interférence), ou si le lieu impose des restrictions sur les émissions radio.
Choisissez la radiofréquence si les participants se déplacent entre plusieurs espaces, si la salle comporte des obstacles ou des recoins, si l'événement se tient en extérieur ou sous forte lumière solaire, ou si le budget est le critère dominant.
Le détail figure sur notre page systèmes infrarouges.
Question 3 : combien de récepteurs ?
La réponse dépend de la composition réelle du public, pas de l'effectif total.
| Type d'événement | Part du public à équiper |
|---|---|
| Conférence en français, public majoritairement français | 25 – 35 % |
| Congrès international, public varié | 70 – 90 % |
| Assemblée générale avec actionnaires étrangers | 30 – 40 % |
| Comité d'entreprise européen | proche de 100 % |
Ajoutez 15 à 20 % de marge dans tous les cas. Un récepteur inutilisé coûte quelques euros ; un participant sans traduction garde un mauvais souvenir de votre événement.
Les postes qu'on oublie
- Les micros pour le public. Deux baladeurs minimum au-delà de 100 personnes. Sans eux, aucune question n'est traduite.
- Le technicien. Systématique dès qu'une cabine est installée. Voir régie technique.
- Le transport. Variable selon la ville et le volume de matériel.
- Le retour vidéo si les cabines ne voient pas la scène.
- Les oreillettes jetables si l'hygiène est un sujet, notamment en contexte médical.
Le réflexe qui économise le plus
Avant tout arbitrage matériel : vérifiez si votre lieu dispose de cabines fixes. Un palais des congrès équipé supprime intégralement le poste cabine, langue par langue et jour par jour, ainsi que le transport et une partie du montage.
Sur un congrès multilingue de plusieurs jours, l'écart entre un lieu équipé et un lieu nu devient l'un des principaux postes du budget. C'est un critère à intégrer dès le choix du lieu, pas après.
